Facturen en betalingen

Het overzicht

Onder Facturen zie je wat er openstaat, wat te laat is en wat er binnen is. Bovenaan staat hoeveel je nog moet ontvangen en hoeveel daarvan te laat is.

• Kies een tabblad: Alle, Openstaand, Te laat, Betaald of Concepten.
• Zoek op factuurnummer, leerling of e-mail.
• Met Filters filter je op bijvoorbeeld status, periode, bedrag, opleiding, instructeur of betaalmethode.

Facturen zien en beheren kunnen de eigenaar, de beheerder, de administratie en de boekhouder.

Een factuur maken

Een nieuwe factuur maak je altijd in het leerlingdossier, zodat hij bij de juiste leerling hoort.

1. Open het dossier van de leerling en ga naar Financieel.
2. Klik op Factuur maken en kies links wat je wilt factureren: lessen, pakketten, examens of overige producten.
3. Klik op Conceptfactuur aanmaken. Je kunt nog regels toevoegen met + Product/pakket of + Vrije regel.
4. Klopt alles? Klik op Factuur definitief maken.

Versturen en betalen

Op de factuur staan de belangrijkste knoppen bij elkaar: Factuur versturen, Betaling registreren, PDF bekijken en Herinnering sturen. Onder Meer vind je onder andere de betaallink, een termijnbetaling en de factuurhistorie.

Versturen

Kies het kanaal en de template en controleer onderwerp en ontvanger. Is Mollie gekoppeld, dan wordt de betaallink automatisch toegevoegd. Met Voorbeeld zie je wat de ontvanger krijgt; met Later versturen plan je het bericht.

Een betaling vastleggen

Is er betaald via pin, contant of een overschrijving, klik dan op Betaling registreren. Vul bedrag, datum en betaalmethode in. Online betalingen via Mollie verwerkt Drivio zelf.

Herinneringen

Staat automatisch versturen aan bij Instellingen → Financiën, dan stuurt Drivio herinneringen voor je. Wil je ze zelf versturen, klik dan in het overzicht op Herinneringen verwerken.

Met Verzendhistorie zie je welke herinneringen zijn verstuurd en of er iets mislukte.

Crediteren en exporteren

Klopt een definitieve factuur niet, kies dan bij Meer → Creditnota maken. Crediteer de volledige factuur, specifieke regels of een specifiek bedrag, en vul een reden in.

Een overzicht als CSV download je via Exporteren op het facturenoverzicht. Bestanden voor je boekhoudprogramma, zoals UBL, vind je op de pagina Exporteren in het menu rechtsboven.